Curso de Fundamentos de Gestión de Expedientes y Archivos (Programa detallado)

Objetivo

A través de este curso el alumno será capaz de:

  • Definir los conceptos de archivo y documento.
  • Conocer las diferencias existentes entre la documentación de archivo, los documentos auxiliares y los documentos de apoyo informativo.
  • Conocer y aplicar en la práctica los principios básicos que rigen la clasificación de los archivos de gestión.
  • Conocer el desarrollo y tramitación de expedientes administrativos.
  • Aplicar las técnicas más relevantes para el mantenimiento del archivo de oficina.
  • Conocer los mecanismos de transferencia de fondos entre las distintas fases de un archivo.
  • Entender la importancia de las nuevas tecnologías en la documentación de archivo: el documento electrónico y el establecimiento de sistemas informatizados de gestión documental.

Dirigido a:

Personal que presta sus servicios en la Administración Pública.

Requisitos:

No es preciso ningún requisito previo para poder cursar con aprovechamiento la acción formativa.

PROGRAMA DEL CURSO

1.- Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.

Objetivo

Conocer los conceptos de documento y archivo.

Conocer y aplicar las diferentes clasificaciones de archivo existentes.

Consideraciones legales a tener en cuenta en el tratamiento de los archivos.

Diferenciar las diferentes etapas del archivo.

Contenido

  1. 1-Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
    1. Introducción.
    2. Concepto de Archivo y su clasificación. Sistema de archivo.
    3. Centros de Información Documental.
    4. Concepto de documento.
    5. Archivos públicos y privados.
    6. El valor de los documentos.
    7. El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal.
  2. Ejercicios.
    1. Ejercicio 1. Definición de conceptos fundamentales en el tratamiento de la información y documentación administrativa.
    2. Ejercicio 2. Teoría de las edades del documento.
    3. Ejercicio 3. Diferentes clases de archivos según su frecuencia de uso.

2.- Los Archivos de Oficina.

Objetivo

Conocer el concepto de archivo de oficina y las funciones del mismo.

Conocer y diferenciar en la práctica los diferentes documentos que componen los archivos de oficina.

Normas básicas de elaboración y ejemplos de cada uno de los documentos de los archivos de oficina.

Contenido

  1. 2-Los Archivos de Oficina
    1. Concepto y funciones de los archivos de oficina
    2. Organización del archivo de oficina
    3. Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina
    4. Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar
    5. Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1. Tipología de documentos administrativos en el archivo de oficina o de gestión
    2. Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Gestión o de Oficina
    3. Ejercicio 3. Documentación del Archivo de Gestión o de Oficina

3.- Los expedientes administrativos.

Objetivo

Concepto de expediente administrativo y documentación que integra un expediente.

Fases en la tramitación de un expediente administrativo.

Conocer y diferencias los documentos generados en el expediente administrativo.

Contenido

  1. 3-Los Expedientes administrativos.
    1. Concepto.
    2. Formación del Expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente
    3. Cuadro-resumen de Documentos Administrativos que podemos encontrar en un Expediente Administrativo
    4. Ordenación del expediente administrativo
    5. Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos
    6. Normas básicas de instalación de documentos
    7. Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1. Fases del Procedimiento administrativo
    2. Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Oficina en relación al archivo de los Expedientes administrativos
    3. Ejercicio 3. Pautas para la ordenación de los expedientes administrativos

4.- Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales.

Objetivo

Conocer los conceptos de tipos y series documentales.

Aplicar los diferentes procedimientos para la creación de series documentales.

Conocer y aplicar en la práctica el cuadro de clasificación de los documentos que componen el archivo de oficina.

Contenido

  1. 4-Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales. Cuadro de clasificación.
    1. Introducción. Establecimiento de un Sistema de Archivo.
    2. Sistemas de registro y clasificación de documentos.
    3. Las series documentales. Concepto.
    4. El proceso de Ordenación. Sistemas.
    5. El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina.
    6. Fase de ordenación de los documentos.
    7. Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos.
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1. Definición de conceptos fundamentales en la organización del Archivo de Oficina o de Gestión.
    2. Ejercicio 2. Sistemas de ordenación de las unidades documentales.
    3. Ejercicio 3. Fases en el establecimiento de un Sistema de Archivo para la organización del Archivo de oficina o de gestión.
    4. Ejercicio 4: La Organización del Sistema de Archivo.
    5. Ejercicio 5: Cuadros de Clasificación.
    6. Ejercicio 6: Procedimiento de clasificación de documentos.
    7. Ejercicio 7: Sistemas de ordenación alfabética.
    8. Ejercicio 8: Sistemas de ordenación alfanumérica.
    9. Ejercicio 9: Ordenación de documentos utilizando el sistema geográfico.
    10. Ejercicio 10: Ordenación por asunto y nombre.

5.- Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.

Objetivo

Conocer los diferentes mecanismos e instrumentos de recuperación, transferencia y acceso documental del Archivo de Oficina.

Aplicar diferentes pautas de control del sistema de archivo.

Aprender a confeccionar normas de organización del archivo de oficina.

Contenido

  1. 5.-Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.
    1. Introducción.
    2. Herramientas de recuperación documental.
    3. Transferencias y préstamos documentales.
    4. Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información.
    5. Sistemas Informatizados de Gestión Documental.
    6. Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales.
    7. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
    8. Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel.
    9. Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina.
    10. Pautas  para el control de la eficacia del sistema de archivo.
    11. Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo.
    12. Anexo: La Administración Electrónica.
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1. Material de archivo y de oficina.
    2. Ejercicio 2. Sistemas de recuperación documental.
    3. Ejercicio 3. Supuesto práctico de organización de un archivo de oficina o de gestión.
    4. Ejercicio 4: Procedimiento de valoración documental.
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