Curso de Fundamentos de Gestión de Expedientes y Archivos (Programa detallado)
Objetivo
A través de este curso el alumno será capaz de:
- Definir los conceptos de archivo y documento.
- Conocer las diferencias existentes entre la documentación de archivo, los documentos auxiliares y los documentos de apoyo informativo.
- Conocer y aplicar en la práctica los principios básicos que rigen la clasificación de los archivos de gestión.
- Conocer el desarrollo y tramitación de expedientes administrativos.
- Aplicar las técnicas más relevantes para el mantenimiento del archivo de oficina.
- Conocer los mecanismos de transferencia de fondos entre las distintas fases de un archivo.
- Entender la importancia de las nuevas tecnologías en la documentación de archivo: el documento electrónico y el establecimiento de sistemas informatizados de gestión documental.
Dirigido a:
Personal que presta sus servicios en la Administración Pública.
Requisitos:
No es preciso ningún requisito previo para poder cursar con aprovechamiento la acción formativa.
PROGRAMA DEL CURSO
1.- Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
Objetivo
Conocer los conceptos de documento y archivo.
Conocer y aplicar las diferentes clasificaciones de archivo existentes.
Consideraciones legales a tener en cuenta en el tratamiento de los archivos.
Diferenciar las diferentes etapas del archivo.
Contenido
- 1-Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
- Introducción.
- Concepto de Archivo y su clasificación. Sistema de archivo.
- Centros de Información Documental.
- Concepto de documento.
- Archivos públicos y privados.
- El valor de los documentos.
- El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal.
- Ejercicios.
- Ejercicio 1. Definición de conceptos fundamentales en el tratamiento de la información y documentación administrativa.
- Ejercicio 2. Teoría de las edades del documento.
- Ejercicio 3. Diferentes clases de archivos según su frecuencia de uso.
2.- Los Archivos de Oficina.
Objetivo
Conocer el concepto de archivo de oficina y las funciones del mismo.
Conocer y diferenciar en la práctica los diferentes documentos que componen los archivos de oficina.
Normas básicas de elaboración y ejemplos de cada uno de los documentos de los archivos de oficina.
Contenido
- 2-Los Archivos de Oficina
- Concepto y funciones de los archivos de oficina
- Organización del archivo de oficina
- Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina
- Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar
- Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión
- Ejercicios
- Ejercicio 1. Tipología de documentos administrativos en el archivo de oficina o de gestión
- Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Gestión o de Oficina
- Ejercicio 3. Documentación del Archivo de Gestión o de Oficina
3.- Los expedientes administrativos.
Objetivo
Concepto de expediente administrativo y documentación que integra un expediente.
Fases en la tramitación de un expediente administrativo.
Conocer y diferencias los documentos generados en el expediente administrativo.
Contenido
- 3-Los Expedientes administrativos.
- Concepto.
- Formación del Expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente
- Cuadro-resumen de Documentos Administrativos que podemos encontrar en un Expediente Administrativo
- Ordenación del expediente administrativo
- Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos
- Normas básicas de instalación de documentos
- Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
- Ejercicios
- Ejercicio 1. Fases del Procedimiento administrativo
- Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Oficina en relación al archivo de los Expedientes administrativos
- Ejercicio 3. Pautas para la ordenación de los expedientes administrativos
4.- Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales.
Objetivo
Conocer los conceptos de tipos y series documentales.
Aplicar los diferentes procedimientos para la creación de series documentales.
Conocer y aplicar en la práctica el cuadro de clasificación de los documentos que componen el archivo de oficina.
Contenido
- 4-Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales. Cuadro de clasificación.
- Introducción. Establecimiento de un Sistema de Archivo.
- Sistemas de registro y clasificación de documentos.
- Las series documentales. Concepto.
- El proceso de Ordenación. Sistemas.
- El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina.
- Fase de ordenación de los documentos.
- Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos.
- Ejercicios
- Ejercicio 1. Definición de conceptos fundamentales en la organización del Archivo de Oficina o de Gestión.
- Ejercicio 2. Sistemas de ordenación de las unidades documentales.
- Ejercicio 3. Fases en el establecimiento de un Sistema de Archivo para la organización del Archivo de oficina o de gestión.
- Ejercicio 4: La Organización del Sistema de Archivo.
- Ejercicio 5: Cuadros de Clasificación.
- Ejercicio 6: Procedimiento de clasificación de documentos.
- Ejercicio 7: Sistemas de ordenación alfabética.
- Ejercicio 8: Sistemas de ordenación alfanumérica.
- Ejercicio 9: Ordenación de documentos utilizando el sistema geográfico.
- Ejercicio 10: Ordenación por asunto y nombre.
5.- Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.
Objetivo
Conocer los diferentes mecanismos e instrumentos de recuperación, transferencia y acceso documental del Archivo de Oficina.
Aplicar diferentes pautas de control del sistema de archivo.
Aprender a confeccionar normas de organización del archivo de oficina.
Contenido
- 5.-Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.
- Introducción.
- Herramientas de recuperación documental.
- Transferencias y préstamos documentales.
- Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información.
- Sistemas Informatizados de Gestión Documental.
- Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales.
- Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
- Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel.
- Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina.
- Pautas para el control de la eficacia del sistema de archivo.
- Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo.
- Anexo: La Administración Electrónica.
- Ejercicios
- Ejercicio 1. Material de archivo y de oficina.
- Ejercicio 2. Sistemas de recuperación documental.
- Ejercicio 3. Supuesto práctico de organización de un archivo de oficina o de gestión.
- Ejercicio 4: Procedimiento de valoración documental.