Curso de Organización del Trabajo con Outlook 2007 (Programa detallado)

Objetivo

Este curso pretende transmitir al alumno la necesidad de conocer y manejar cotidianamente el programa Microsoft Outlook como herramienta fundamental. El objetivo principal es aprender a administrar el correo electrónico adecuadamente mediante el conocimiento profundo de las operaciones que a este respecto se pueden realizar: saber cuál es el mecanismo utilizado en los correos electrónicos, pasando por enviar, recibir, enviar documentos adjuntos, automatizar los correos mediante reglas de mensaje, gestionar adecuadamente contactos... Por otro lado aprenderemos a planificar debidamente una agenda con tareas, citas, calendarios, etc. Daremos las pautas para trabajar paralelamente con el correo y la agenda de cara a una organización global y eficiente del trabajo. Se describirá de forma general las formas de trabajo entre dispositivos móviles (teléfonos o PDA’s) y ordenador en lo concerniente a estas actividades de correo y agenda.

Dirigido a:

Cualquier usuario de ordenador de sobremesa que se encuentre en un puesto de trabajo con conexión a Internet que desee sustituir el dietario tradicional y el correo tradicional por el control automatizado y eficiente mediante el programa de correo electrónico más extendido en el mundo informático: Microsoft Outlook.

Requisitos:

Los requisitos fundamentales para poder acometer eficazmente éste curso son los tres siguientes.

1- Poseer un nivel informático elemental (manejo de Windows -administración de carpetas y archivos-). El curso también va dirigido a los grandes expertos informáticos que, sin embargo, no utilizan cotidianamente Microsoft Outlook.
2- Disponer, instalado en el ordenador, del paquete integrado Microsoft Office y como parte integrante del mismo, el programa Microsoft Outlook 2007.
3- Disponer de una conexión de cualquier tipo a Internet (preferiblemente alta velocidad).

PROGRAMA DEL CURSO

1.- El programa MS Outlook 2007 (toma de contacto)

Objetivo

El objetivo de éste primer capítulo es conocer las pantallas de Outlook y sus partes así como aprender a crear un acceso directo al programa en el escritorio o hacer que se ejecute de forma automática al iniciar la sesión de Windows. También se aprenderá en este capítulo a crear perfiles de trabajo.

Contenido

  1. 1 - El programa MS Outlook 2007 (toma de contacto)
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Introducción.
    3. Primer contacto. Ejecución del programa.
    4. Definir un perfil.
    5. La pantalla inicial de Outlook (descripción).
    6. Barras de herramientas.
    7. Personalizar las barras de herramientas.
    8. Outlook para hoy.
    9. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2

2.- Como configurar una cuenta GMAIL en MS Outlook

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es conocer que es el correo electrónico y cuál es su mecanismo real de trabajo. Como para poder administrar una cuenta de correo electrónico desde Outlook el primer paso es ser poseedor de una cuenta, aprenderemos a conseguir una cuenta de e-mail en Gmail, así como a configurarla correctamente en nuestro Outlook. Finalmente comprobaremos que funciona debidamente.

Contenido

  1. 2 - Como configurar una cuenta GMAIL en MS Outlook 2007
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Qué es el correo electrónico.
    3. Tipos de cuentas.
    4. Configurar una cuenta de correo.
    5. Cuáles son los datos de configuración.
    6. Crear una cuenta web de correo en Gmail.
    7. Habilitar en Gmail la cuenta para correo POP.
    8. Anotar los datos de configuración de la cuenta.
    9. Configurar correctamente la cuenta (ahora también POP) de correo en MS Outlook.
    10. Primera prueba. Enviar y recibir un correo.
    11. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4
    5. Ejercicio 5

3.- Operaciones fundamentales de correo. Enviar

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es conocer a fondo una de las posibilidades fundamentales que nos ofrece Outlook: Enviar correos electrónicos. También estudiaremos detenidamente como definir de forma correcta los distintos apartados de un envío. También aprenderemos a configurar en Outlook las opciones más importantes de envío, así como realizar envíos de correo cubriendo las necesidades más primordiales y utilizadas por parte de los usuarios: Adjuntar archivos, insertar destinatarios desde la libreta de direcciones, corregir ortográficamente el correo y establecer prioridades...

Contenido

  1. 3 - Operaciones fundamentales de correo: Enviar
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Crear un mensaje de correo.
    3. La pantalla de redacción.
    4. Opciones más interesantes al enviar un correo.
    5. Solicitar confirmación de lectura.
    6. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2

4.- Operaciones fundamentales de correo: Recibir

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es conocer de forma práctica otra de las opciones fundamentales que nos ofrece Outlook y cualquier entorno de correo: Recibir y administrar correos electrónicos. Se aprenderá en este capítulo a leer los correos recibidos así como organizar en Outlook dichos mensajes. Estudiaremos todas las acciones que se derivan de una recepción de correo: Imprimir, archivar y clasificar, responder, reenviar, imprimir... También se aprenderá a organizar en carpetas la información relativa a los correos. Sabremos identificar con precisión las diferentes partes e iconos reflejados en el área de mensajes de Outlook.

Contenido

  1. 4 - Operaciones fundamentales de correo: Recibir
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Abrir un mensaje de correo.
    3. Acciones a realizar con los correos recibidos.
    4. Las bandejas de Outlook.
    5. Otras acciones a realizar con los correos recibidos.
    6. La zona de mensajes.
    7. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1

5.- Operaciones avanzadas de correo (I)

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es aprender a administrar correctamente la libreta de direcciones de Outlook y sus contactos así como a diseñar tarjetas de presentación. Hablaremos también de certificados digitales. Todo esto y mucho más nos espera en este interesante capítulo. Adelante.

Contenido

  1. 5 - Operaciones avanzadas de correo (I)
    1. Objetivo del capítulo.
    2. La libreta de direcciones: Contactos de Outlook.
    3. Tarjetas de presentación.
    4. Exportar los contactos.
    5. Importar los contactos.
    6. Certificados digitales.
    7. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3 (libre)

6.- Operaciones avanzadas de correo (II)

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es aprender a diseñar de una forma corporativa los correos que enviamos incorporando en ellos elementos que los profesionalizan de una forma especial. Aprenderemos a adjuntar firmas a nuestros mensajes, insertar tablas, imágenes, dotarlos de aspectos vistosos... También aprenderemos a incluir en los mensajes botones de voto. Comenzaremos este capítulo aprendiendo a fondo qué son y qué nos aportan las fuentes RSS a nuestras bandejas.

Contenido

  1. 6 - Operaciones avanzadas de correo (II)
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Fuentes RSS.
    3. Diseño de los correos.
    4. Botones de voto.
    5. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4
    5. Ejercicio 5

7.- Operaciones avanzadas de correo (y III)

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es concienciar al usuario de la necesidad de realizar copias de seguridad de la información mantenida en Outlook con cierta periodicidad. Asentaremos la faceta de seguimiento para los mensajes de correo y aprenderemos a definir reglas de mensaje que sirvan para automatizar los procesos a realizar con correos, fundamentalmente los recibidos. Daremos los primeros pasos, puenteando en Oultook la gestión de correos con la de calendario: convertiremos correos en tareas. También estudiaremos los mecanismos anti spam que incorpora MS Outlook y aprenderemos dirigir los correos entrantes a diferentes bandejas así como a individualizar los envíos y recepciones mediante grupos de envío.

Contenido

  1. 7 - Operaciones avanzadas de correo (y III)
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Guardar copias de las bandejas (seguridad).
    3. Restaurar copias de seguridad.
    4. Archivar correos.
    5. (Opcional avanzado) Seguridad en los archivos .pst.
    6. Exportar e importar configuraciones de cuentas de correo con Outlook 2007.
    7. Recuperar un mensaje ya enviado.
    8. Mensajes con opciones de seguimiento.
    9. Reglas de mensaje.
    10. Correo Spam (seguridad).
    11. Otras opciones de correo.
    12. Convertir un correo en tarea.
    13. Cambiar la carpeta para los correos entrantes.
    14. Grupos de envío o recepción.
    15. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3

8.- Correo electrónico en situaciones de movilidad

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es, tratando de generalizar y sin ánimo de , entender y utilizar un dispositivo móvil como herramienta de trabajo habitual tanto para la gestión de correos electrónicos como de mantenimiento de agenda. Aprenderemos a coordinar y sincronizar los mensajes recibidos en Outlook con los recibidos en otros dispositivos externos tales como PDA o bien teléfonos móvil. Aprenderemos a habilitar ciertos mecanismos de Gmail (extensivos a otras cuentas de tipo web) que posibilitan recepciones de correo desde móvil, recepción de correos POP...

Contenido

  1. 8 - Correo electrónico en situaciones de movilidad
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Conceptos preliminares.
    3. Sincronización.
    4. Operaciones con el correo entre dispositivo móvil y PC.
    5. Configurar cuenta POP desde cuenta WEB.
    6. Acceso a mensajes de Gmail desde dispositivo móvil.
    7. Servicio Mail Movistar.
    8. Otras informaciones interesantes.
    9. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Capítulo sin ejercicios

9.- Calendario: Tareas, administración y seguimiento

Objetivo

En este capítulo, como primer contacto con el calendario aprenderemos a configurarlo a nuestra medida desde la carpeta Calendario. Trataremos de inculcar la necesidad de organizar las tareas cotidianas mediante MS Outlook. Estudiaremos la carpeta Tareas a fondo así como el panel de tareas pendientes. Abordaremos como crear tareas, como convertir mensajes en tareas, como realizar el seguimiento de las tareas. Como inciden en el calendario. Aprenderemos también a sincronizar tareas entre Outlook y dispositivos móviles con el fin de hacer que Outlook siga organizando el trabajo fuera de nuestro ordenador. Aprenderemos a utilizar las notas.

Contenido

  1. 9 - Calendario: Tareas, administración y seguimiento
    1. Objetivo del capítulo.
    2. Tareas.
    3. Definir una tarea.
    4. Definir una tarea a partir de un correo.
    5. Asignar una tarea a otra persona.
    6.  Tareas periódicas.
    7. Barra de tareas pendientes.
    8. Lista de tareas diarias.
    9. Progreso de una tarea.
    10. Notas.
    11. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4

10.- Calendario: Gestión de citas y reuniones

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es, conocer el Calendario de Outlook, así como las diferentes vistas que podemos presentar en pantalla del calendario. Aprenderemos a coordinar y planificar citas en el calendario, así como a invitar a terceros a acudir a dichas citas, hablando en este caso de reuniones. Conseguiremos con eficacia establecer citas periódicas en el calendario y a realizar todo el mantenimiento y seguimiento de esta útil herramienta de Outlook. Aprenderemos por lo tanto también a definir reuniones y a convocarlas para ciertos asistentes, así como aceptar o declinar las invitaciones de reunión. Al final del capítulo sabremos interpretar el panel de respuestas a las invitaciones de reunión y por último aprenderemos a imprimir la información que el calendario contiene.

Contenido

  1. 10 - Calendario: Gestión de citas y reuniones. Asistentes
    1. Objetivo del capítulo.
    2.  El calendario.
    3. Posicionarse en una fecha.
    4. Trabajar con varios calendarios.
    5. Citas.
    6. Reuniones
    7. Eventos.
    8. Eventos y reuniones periódicas.
    9. Imprimir el calendario.
    10. Configurar el calendario.
    11. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4
    5. Ejercicio 5
    6. Ejercicio 6

11.- Diario de Outlook. Opciones adicionales

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es, aprender a crear entradas en el diario de Outlook tanto de forma explícita o manual como de forma automática para ciertos elementos. Aprenderemos así mismo a utilizar otras opciones importantes no estudiadas hasta ahora de configuración del programa y otras posibilidades menos utilizadas pero no por ello menos interesantes que nos aporta: Por ejemplo navegar mediante la barra web. También aprenderemos algunos detalles sobre los centros de confianza.

Contenido

  1. 11 - Diario de Outlook. Opciones adicionales.
    1. Objetivo del capítulo.
    2. El Diario.
    3. Búsquedas en Outlook.
    4. La barra de herramientas Web.
    5. Sección accesos directos.
    6. Carpetas con acceso directo a páginas web
    7. Ayuda de Outlook
    8. El centro de confianza.
    9. Qué debemos saber ahora
    10. Deseo final
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
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