Curso de Organización del trabajo con Outlook 2010 (Programa detallado)

Objetivo

Este curso pretende transmitir al alumno la necesidad de conocer y manejar cotidianamente el programa Microsoft Outlook como herramienta fundamental. El objetivo principal es aprender a administrar el correo electrónico adecuadamente mediante el conocimiento profundo de las operaciones que, a este respecto se pueden realizar: Desde saber cuál es el mecanismo utilizado en los correos electrónicos, pasando por enviar, recibir, enviar documentos adjuntos, automatizar los correos mediante reglas de mensaje, gestionar adecuadamente contactos... Por otro lado aprenderemos a planificar debidamente una agenda con tareas, citas, calendarios, etc. Daremos las pautas para trabajar paralelamente con el correo y la agenda de cara a una organización global y eficiente del trabajo. Se describirá de forma general las formas de trabajo entre dispositivos móviles (teléfonos o PDA’s) y ordenador en lo concerniente a estas actividades de correo y agenda.

Dirigido a:

Cualquier usuario de ordenador de sobremesa que se encuentre en un puesto de trabajo con conexión a Internet que desee sustituir el dietario tradicional y el correo tradicional por el control automatizado y eficiente mediante el programa de correo electrónico más extendido en el mundo informático: Microsoft Outlook.

Requisitos:

Los requisitos fundamentales para poder acometer eficazmente este curso son los tres siguientes.

1- Poseer un nivel informático elemental (manejo de Windows -administración de carpetas y archivos-). El curso también va dirigido a los grandes expertos informáticos que, sin embargo, no utilizan cotidianamente Microsoft Outlook.
2- Disponer, instalado en el ordenador, del paquete integrado Microsoft Office y como parte integrante del mismo, el programa Microsoft Outlook 2010.
3- Disponer de una conexión de cualquier tipo a Internet (preferiblemente alta velocidad).

PROGRAMA DEL CURSO

1.- El programa MS Outlook 2010 (toma de contacto)

Objetivo

El objetivo de éste primer capítulo es conocer las pantallas de Outlook y sus partes así como aprender a crear un acceso directo al programa en el escritorio o hacer que se ejecute de forma automática al iniciar la sesión de Windows. También se aprenderá en este capítulo a crear perfiles de trabajo.

Contenido

  1. El programa MS Outlook 2010 (toma de contacto)
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. Primer contacto. Ejecución del programa
    3. Definir un perfil
    4. La pantalla inicial de Outlook (descripción)
    5. Barra de acceso rápido
    6. Cinta de opciones
    7. Outlook para hoy
    8. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4.  Solución de los ejercicios

2.- Cómo configurar una cuenta de correo en MS Outlook

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es conocer que es el correo electrónico y cuál es su mecanismo real de trabajo. Como para poder administrar una cuenta de correo electrónico desde Outlook el primer paso es ser poseedor de una cuenta, aprenderemos a conseguir una cuenta de e-mail en Gmail, así como a configurarla correctamente en nuestro Outlook. Finalmente comprobaremos que funciona debidamente.

Contenido

  1. Cómo configurar una cuenta de correo en MS Outlook 2010
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. Qué es el correo electrónico.
    3. Tipos de cuentas.
    4. Configurar una cuenta de correo.
    5. Cuáles son los datos de configuración.
    6. Crear una cuenta web de correo en Gmail.
    7. Habilitar en Gmail la cuenta para correo POP.
    8. Anotar los datos de configuración de la cuenta.
    9. Configurar correctamente la cuenta (ahora también POP) de correo en MS Outlook.
    10. Primera prueba. Enviar y recibir un correo.
    11. Configurar en Outlook una cuenta de Hotmail
    12. Qué debemos saber ahora.
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4
    5. Ejercicio 5
    6. Solución de ejercicios  

3.- Operaciones fundamentales de correo. Enviar

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es conocer a fondo una de las posibilidades fundamentales que nos ofrece Outlook: Enviar correos electrónicos. También estudiaremos detenidamente como definir de forma correcta los distintos apartados de un envío. También aprenderemos a configurar en Outlook las opciones más importantes de envío, así como realizar envíos de correo cubriendo las necesidades más primordiales y utilizadas por parte de los usuarios: Adjuntar archivos, insertar destinatarios desde la libreta de direcciones, corregir ortográficamente el correo y establecer prioridades...

Contenido

  1. Operaciones fundamentales de correo: Enviar
    1. Introducción y objetivos del capítulo.
    2. Crear un mensaje de correo.
    3. La pantalla de redacción.
    4. Opciones más interesantes al enviar un correo.
    5. Solicitar confirmación de lectura.
    6. Anuncios.
    7. Qué debemos saber ahora.
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3.  Solución de los ejercicios

4.- Operaciones fundamentales de correo: Recibir

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es conocer de forma práctica otra de las opciones fundamentales que nos ofrece Outlook y cualquier entorno de correo: Recibir y administrar correos electrónicos. Se aprenderá en este capítulo a leer los correos recibidos así como organizar en Outlook dichos mensajes. Estudiaremos todas las acciones que se derivan de una recepción de correo: Imprimir, archivar y clasificar, responder, reenviar, imprimir... También se aprenderá a organizar en carpetas la información relativa a los correos. Sabremos identificar con precisión las diferentes partes e iconos reflejados en el área de mensajes de Outlook.

Contenido

  1. Operaciones fundamentales de correo: Recibir
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. Abrir un mensaje de correo.
    3. Abrir un mensaje con imágenes.
    4. Acciones a realizar con los correos recibidos.
    5. Las bandejas de Outlook.
    6. Otras acciones a realizar con los correos recibidos.
    7. La zona de mensajes.
    8. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Solución de ejercicios

5.- La libreta de direcciones

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es aprender a administrar correctamente la libreta de direcciones de Outlook y sus contactos así como a diseñar tarjetas de presentación.

Contenido

  1. La libreta de direcciones.
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. Contactos de Outlook.
    3. Tarjetas de presentación.
    4. Exportar los contactos.
    5. Importar los contactos.
    6. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3.  Solución de los ejercicios

6.- Fuentes RSS. Edición avanzada de correos

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es aprender a diseñar de una forma corporativa los correos que enviamos incorporando en ellos elementos que los profesionalizan de una forma especial. Aprenderemos a adjuntar firmas a nuestros mensajes, insertar tablas, imágenes, dotarlos de aspectos vistosos... También aprenderemos a incluir en los mensajes botones de voto. Comenzaremos este capítulo aprendiendo a fondo qué son y qué nos aportan las fuentes RSS a nuestras bandejas.

Contenido

  1. Fuentes RSS. Edición avanzada de correos.
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. Fuentes RSS.
    3. Diseño de los correos.
    4. Botones de voto.
    5. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4
    5. Ejercicio 5
    6.  Solución de los ejercicios

7.- Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es concienciar al usuario de la necesidad de realizar copias de seguridad de la información mantenida en Outlook con cierta periodicidad. Asentaremos la faceta de seguimiento para los mensajes de correo y aprenderemos a definir reglas de mensaje que sirvan para automatizar los procesos a realizar con correos, fundamentalmente los recibidos. Daremos los primeros pasos, puenteando en Outlook la gestión de correos con la de calendario: convertiremos correos en tareas. También estudiaremos los mecanismos anti spam que incorpora MS Outlook y aprenderemos dirigir los correos entrantes a diferentes bandejas así como a individualizar los envíos y recepciones mediante grupos de envío.

Contenido

  1. Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo.
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. Guardar copias de las bandejas (seguridad).
    3. Restaurar copias de seguridad.
    4. Archivar correos.
    5. Seguridad en los archivos .pst.
    6. Correo Spam (seguridad).
    7. Exportar e importar configuraciones de cuentas de correo con Outlook 2010.
    8. Recuperar un mensaje ya enviado.
    9. Mensajes con opciones de seguimiento.
    10. Reglas de mensaje.
    11. Otras opciones de correo.
    12. Convertir un correo en tarea.
    13. Cambiar la carpeta para los correos entrantes.
    14. Grupos de envío o recepción.
    15. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4.  Solución de los ejercicios 

8.- Correo electrónico en situaciones de movilidad

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es, tratando de generalizar y sin ánimo de , entender y utilizar un dispositivo móvil como herramienta de trabajo habitual tanto para la gestión de correos electrónicos como de mantenimiento de agenda. Aprenderemos a coordinar y sincronizar los mensajes recibidos en Outlook con los recibidos en otros dispositivos externos tales como PDA o bien teléfonos móvil. Aprenderemos a habilitar ciertos mecanismos de Gmail (extensivos a otras cuentas de tipo web) que posibilitan recepciones de correo desde móvil, recepción de correos POP...

Contenido

  1. Correo electrónico en situaciones de movilidad
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. Conceptos preliminares.
    3. Sincronización.
    4. Operaciones con el correo entre dispositivo móvil y PC.
    5. Configurar cuenta POP desde cuenta WEB.
    6. Acceso a mensajes de Gmail desde dispositivo móvil.
    7. Servicio Mail Movistar.
    8. Otras informaciones interesantes.
    9. Qué debemos saber ahora
    10. Páginas de interés
  2. Ejercicios
    1. Capítulo sin ejercicios

9.- Agenda: Tareas y notas, administración y seguimiento

Objetivo

En este capítulo, como primer contacto con el calendario aprenderemos a configurarlo a nuestra medida desde la carpeta Calendario. Trataremos de inculcar la necesidad de organizar las tareas cotidianas mediante MS Outlook. Estudiaremos la carpeta Tareas a fondo así como el panel de tareas pendientes. Abordaremos como crear tareas, como convertir mensajes en tareas, como realizar el seguimiento de las tareas. Como inciden en el calendario. Aprenderemos también a sincronizar tareas entre Outlook y dispositivos móviles con el fin de hacer que Outlook siga organizando el trabajo fuera de nuestro ordenador. Aprenderemos a utilizar las notas.

Contenido

  1. Agenda: Tareas y notas, administración y seguimiento
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. Tareas.
    3. Definir una tarea.
    4. Definir una tarea a partir de un correo.
    5. Asignar una tarea a otra persona.
    6. Tareas periódicas.
    7. Barra de tareas pendientes.
    8. Lista de tareas diarias.
    9. Progreso de una tarea.
    10. Notas.
    11. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4
    5. Solución de los ejercicios

10.- Calendario: Gestión de citas y reuniones

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es, conocer el Calendario de Outlook, así como las diferentes vistas que podemos presentar en pantalla del calendario. Aprenderemos a coordinar y planificar citas en el calendario, así como a invitar a terceros a acudir a dichas citas, hablando en este caso de reuniones. Conseguiremos con eficacia establecer citas periódicas en el calendario y a realizar todo el mantenimiento y seguimiento de esta útil herramienta de Outlook. Aprenderemos por lo tanto también a definir reuniones y a convocarlas para ciertos asistentes, así como aceptar o declinar las invitaciones de reunión. Al final del capítulo sabremos interpretar el panel de respuestas a las invitaciones de reunión y por último aprenderemos a imprimir la información que el calendario contiene.

Contenido

  1. Calendario: Gestión de citas y reuniones.
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. El calendario.
    3. Citas.
    4. Reuniones
    5. Eventos.
    6. Eventos y reuniones periódicas.
    7. Imprimir el calendario.
    8. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Ejercicio 3
    4. Ejercicio 4
    5. Ejercicio 5
    6.  Solución de los ejercicios

11.- Diario de Outlook. Opciones adicionales

Objetivo

El objetivo de éste capítulo es, aprender a crear entradas en el diario de Outlook tanto de forma explícita o manual como de forma automática para ciertos elementos. Aprenderemos así mismo a utilizar otras opciones importantes no estudiadas hasta ahora de configuración del programa y otras posibilidades menos utilizadas pero no por ello menos interesantes que nos aporta: Por ejemplo navegar mediante la barra web. También aprenderemos algunos detalles sobre los centros de confianza.

Contenido

  1. Diario de Outlook. Opciones adicionales.
    1. Introducción y objetivo del capítulo.
    2. El Diario.
    3. Búsquedas en Outlook.
    4. Sección accesos directos.
    5. Carpetas con acceso directo a páginas Web
    6. Ayuda de Outlook
    7. El centro de confianza.
    8. Complementos.
    9. Qué debemos saber ahora
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1
    2. Ejercicio 2
    3. Solución de los ejercicios

12.- Certificados digitales

Objetivo

El objetivo de este capítulo es el de conocer qué es un certificado digital, cómo conseguir un certificado así como saber implantarlo en Outlook para poder efectuar envíos de correos de una forma segura con nuestros interlocutores.

Contenido

  1. Certificados digitales.
    1. Obtener un certificado digital.
    2. Solicitud del certificado a través de Internet.
    3. Importar el certificado desde MS Outlook.
    4. Como visualizar los certificados en Outlook.
    5. Como utilizar un certificado digital.
    6. Qué debemos saber ahora
    7. Deseo final
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1 (libre porque el proceso completo lleva tiempo)
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