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Curso de MS Project 2016 (Programa detallado)

Objetivo

El objetivo de este curso es dotar al alumno de la formación necesaria que le permita elaborar un plan y un proyecto ayudado del programa Microsoft Project 2016 (o versiones anteriores), conociendo con detalle sus posibilidades de trabajo desde la base.

El alumno adquirirá los siguientes conocimientos:

  • Manejará con soltura la terminología propia de un administrador de proyectos.
  • Conocerá las fases de un proyecto.
  • Aprenderá a crear un plan de trabajo y a definir tareas.
  • Conocerá los sistemas de asignación de duraciones a las tareas.
  • Aprenderá a vincular tareas según los tipos existentes.
  • Diferenciará los diferentes tipos de recursos que intervienen en un proyecto.
  • Aprenderá a asignar recursos a las tareas.
  • Aprenderá a optimizar los tiempos.
  • Aprenderá a analizar los costes de los recursos.
  • Aprenderá a elaborar informes del proyecto.
  • Visualizará el proyecto de acuerdo a diferentes vistas.
  • Conocerá los diferentes tipos de filtro que ofrece el programa. 
  • Aprenderá a personalizar las diferentes vistas del programa.
  • Será capaz de realizar un seguimiento del proyecto respecto a lo previsto inicialmente.

Este curso NO es un curso de técnicas de administración de proyectos -que se dan por conocidas en mayor o menor grado por parte del alumno-, sino de cómo utilizar la herramienta informática más implantada para ese fin en ámbitos profesionales a nivel mundial.

Dirigido a:

Este curso está dirigido a responsables de empresa, profesionales autónomos y administradores de proyectos que deseen aprender a informatizar y optimizar adecuadamente mediante MS Project 2016 toda la información relativa a tareas, recursos, fechas, asignaciones y costos de un proyecto, así como a realizar un seguimiento adecuado y certero de la toda la información que integra un proyecto de empresa.

El curso, también está dirigido a estudiantes universitarios que requieran como parte de sus estudios el conocimiento de esta aplicación.

Este curso NO está dirigido a administradores de proyectos que ya se encuentren trabajando de lleno con el programa y tengan amplia experiencia en diversos tipos de proyectos con Microsoft Project (aunque siempre se aprenden técnicas y conceptos nuevos).

Requisitos:

El curso parte de nivel cero a nivel de conceptos, siendo necesarios conocimientos fundamentales de Windows tales como el Explorador de Windows en cuanto a control de carpetas y archivos, así como manejo del ratón.

El seguimiento de este curso exige tener instalado en el ordenador el programa MS Project en su versión 2016 o bien en su versión 2013 (preferiblemente versión profesional), ya sea demo o completa. Con la versión 2010 e incluso la versión 2007 puede, con un sobre esfuerzo adicional por parte del alumno, seguirse también este curso.

PROGRAMA DEL CURSO

1.- Introducción a la gestión de proyectos con MS Project 2016

Objetivo

Esta unidad es una toma de contacto con la administración de proyectos. Su objetivo fundamental es presentar los conceptos y terminología propios de la gestión de proyectos para en consecuencia ir asimilando ciertos aspectos y elementos de MS Project 2016 que describen esas acciones y trabajos fundamentales.

Contenido

  1. Introducción a la gestión de proyectos con MS Project 2016
    1. Objetivos de la unidad
    2.  Presentación
    3.  Conceptos iniciales
    4. Definición de proyecto. Sus fases
    5. El triángulo del proyecto
    6. Gestión de Proyectos. Primeras pautas
    7. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Primeros conceptos y pasos con Project

2.- Guion de trabajo con MS Project

Objetivo

En esta unidad conoceremos un primer guion de trabajo para comenzar la andadura en el proceso de administrar un proyecto. Recordaremos y resumiremos un conjunto de términos y palabras propias de esta actividad.

Contenido

  1. Guion de trabajo con MS Project
    1. Objetivos de la unidad
    2. Guion de trabajo con MS Project
    3. Datos generales del proyecto
    4. Gestión de tareas.
    5. Gestión de recursos
    6. Gestión de Costos
    7. Ajustes de la programación
    8. Glosario de términos
    9. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Primeros pasos con Project

3.- Toma de contacto con MS Project 2016. El entorno

Objetivo

El objetivo de esta unidad es familiarizarse con el entorno inicial de trabajo del programa. Conocer las diferentes fichas, las vistas y tablas que suponen los entornos básicos de trabajo.

Contenido

  1. Toma de contacto con Microsoft Project 2016
    1. Objetivos de la unidad
    2. El programa
    3. El entorno de trabajo
    4. Las vistas
    5. Las tablas
    6. Combinaciones de vistas
    7. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Recorrido por la interfaz

4.- Primeros pasos. Creación de un proyecto

Objetivo

En esta unidad aprenderemos a crear un archivo de proyecto, revisar sus propiedades e información asociada, a guardarlo, cerrarlo, abrirlo así como protegerlo mediante contraseña (entre otras cosas). También hablaremos de conceptos de Windows fundamentales para el correcto uso de los archivos y también de los archivos de plantilla.

Contenido

  1. Primeros pasos. Creación de un Proyecto
    1. Objetivos de la unidad
    2. Creación de un archivo de proyecto
    3. Información del proyecto
    4. Guardar un proyecto nuevo. Almacenamiento
    5. Abrir un proyecto existente
    6. Guardar los cambios realizados en un proyecto abierto
    7. Creación de un proyecto basado en una plantilla
    8. Guardar un proyecto como plantilla
    9. Cerrar un proyecto
    10. Seguridad al guardar
    11. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Operaciones con archivos de proyecto

5.- Gestión de tareas. Duraciones. Hitos

Objetivo

En esta unidad organizaremos un proyecto de ejemplo (mediante el cual haremos el seguimiento del curso) en sus tareas respectivas.
Las tareas, como sabemos, son las partes básicas de un proyecto. Las introduciremos en el programa, estableceremos sus duraciones. Aprenderemos a editarlas, moverlas, eliminarlas... En los siguientes capítulos sobre tareas aprenderemos a organizarlas en fases y dividirlas. Veremos también como se vinculan o enlazan las tareas. También aprenderemos a fijar hitos a lo largo de la secuencia de tareas. Éstos y otros conceptos deberán quedarnos claros al terminar este capítulo. Para su desarrollo nos vamos a apoyar y basar en los conceptos y conocimientos aprendidos en otros capítulos de nivel anterior.

Contenido

  1. Gestión de tareas. Duraciones. Hitos
    1. Objetivos de la unidad
    2. Toma de situación
    3. Introducción de tareas
    4. Definición de calendarios. Calendario global del proyecto
    5. Duraciones de las tareas
    6. Estimación de las duraciones
    7. Introducción de las duraciones
    8. La escala temporal
    9. Operaciones básicas con las tareas
    10. Tareas periódicas
    11. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Tareas y duraciones

6.- Gestión de tareas. Esquemas. Vínculos. Restricciones

Objetivo

En esta segunda parte sobre gestión de tareas, vamos a continuar aprendiendo las maniobras más comunes para con estos elementos fundamentales de los proyectos: Las tareas.
Nos familiarizaremos definitivamente con la vista diagrama de Gantt y veremos como agrupar tareas dividiendo en fases un proyecto. Aprenderemos a vincular tareas dentro del proyecto así como a reconocer los diferentes tipos de dependencias posibles entre tareas. Fijaremos hitos en un proyecto e incluiremos elementos especiales tales como fijación de fechas que delimitan ciertos procesos, así como demoras (bien de posposición o de adelanto). Por último aprenderemos a ver y estudiar la ruta crítica de un proyecto y revisar y analizar las estadísticas del mismo.

Contenido

  1. Gestión de tareas. Esquemas. Vínculos. Restricciones
    1. Objetivos de la unidad
    2. Introducción de más tareas
    3. Esquematización de tareas en fases
    4. Vinculación de tareas. Dependencias
    5. Posposiciones o retardos
    6. Información de una tarea
    7. Notas de tarea
    8. Hipervínculos
    9. Hitos
    10. Formato del diagrama de Gantt
    11. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Prácticas con tareas

7.- Gestión de tareas. Optimización de tareas y tiempos

Objetivo

En esta unidad se consolida en trabajo con las tareas. Se estudia cómo repercuten en la duración total del proyecto, qué tareas son más cruciales dentro del proyecto...
También vamos a conocer conceptos tales como formulario de tareas, ruta crítica, ordenación, delimitaciones y división de tareas. También aprenderemos algunas pautas y técnicas para optimizar tareas y tiempos dentro de un proyecto.

Contenido

  1. Gestión de tareas. Optimización de tareas y tiempos
    1. Objetivos de la unidad
    2. Formulario de tareas
    3. Duración del proyecto. Estadísticas
    4. Optimización de tareas. Herramientas de control
    5.  Optimización de tiempos
    6. Ejemplo de optimización de tareas
    7. La ruta crítica. Tareas críticas
    8. Restricciones
    9. Fechas límite
    10. Dividir tareas
    11. Tareas inactivas
    12. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio 1: Trabajando con tareas
    2. Ejercicio 2: Más operaciones con tareas

8.- Gestión de recursos. Introducción

Objetivo

Conocido a fondo todo lo referente a gestión de tareas en un proyecto así como las posibles acciones que llevan asociadas, en esta unidad vamos a introducirnos a los elementos sin los cuales las tareas no se podrían materializar: Los recursos. Presentaremos los tipos de recursos que existen y cómo se introducen en el programa a través de la llamada hoja de recursos.

Contenido

  1. Gestión de recursos. Introducción
    1. Objetivos de la unidad
    2. Primeros conceptos
    3. Tipos de recursos
    4. Detalles sobre recursos
    5. Definir recursos
    6. Entrada de recursos
    7. Ejemplo de entrada de recursos por tipos
    8. Más sobre recursos
    9. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio. Prácticas de entrada de recursos

9.- Asignación de recursos a tareas

Objetivo

Llegado este punto en el trabajo de gestionar un proyecto, tenemos introducidos en el archivo de proyecto tanto las tareas como los recursos. Es ahora momento de asociar los recursos con sus tareas respectivas y ver cómo esto repercute en el proyecto.
Como vemos, vamos avanzando paso a paso hasta una completa gestión de la información que compone el proyecto. Asociaremos ahora, recursos humanos, de equipamiento y materiales a las tareas del proyecto.
En esta unidad comprenderemos también el importantísimo concepto de programación condicionada por el esfuerzo para un recurso dado.

Contenido

  1. Asignación de recursos a tareas
    1. Objetivos de la unidad
    2. Introducción
    3. Asignación de un recurso a una tarea
    4. Asignación de varios recursos a una tarea
    5. Asignación de un recurso de trabajo a varias tareas
    6. Asignación de un recurso material a las tareas
    7. Eliminación de una asignación de recurso
    8. Reemplazar un recurso en una asignación
    9. Cambiar el número de unidades asignadas
    10. Realizar el resto de las asociaciones
    11. Programación condicionada por el esfuerzo
    12. Introducir cantidad de trabajo a una tarea sin asignar recurso
    13. Imprimir las cantidades de trabajo por tareas
    14. Introducir la cantidad de trabajo por recurso
    15. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio. Asociación de recursos a tareas

10.- Programación de recursos. Sobreasignaciones

Objetivo

Continuamos profundizando en esta unidad sobre los recursos y sus asignaciones a tareas. Conoceremos que existen tres tipos de tareas en virtud de lo cual la programación de recursos se realizará de un modo u otro. También aprenderemos a distribuir los recursos a lo largo de la duración de una tarea de diferentes formas denominadas perfiles de trabajo. Por último, conoceremos cómo se detectan sobreasignaciones, cómo se pueden corregir y cómo poder estudiar la situación derivada de una redistribución de recursos.

Contenido

  1. Programación de recursos. Sobreasignaciones
    1. Objetivos de la unidad
    2. Tipos de tarea
    3. Tipos de tarea y programación condicionada. Casos
    4. Detalles importantes sobre asignaciones
    5. Retraso del trabajo de un recurso
    6. Visualizar asignaciones de recursos
    7. Visualizar asignaciones de tareas
    8. Gestión de horas extra
    9. Perfiles de trabajo
    10. Imprimir las asignaciones de recursos
    11. Sobreasignaciones
    12. Solucionar problemas de sobreasignaciones. Redistribuciones
    13. Gantt de redistribución
    14. Borrar una redistribución
    15. Calendarios de recurso
    16. Disponibilidad de un recurso a lo largo del tiempo
    17. Disponibilidad restante de un recurso en el tiempo
    18. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Optimización "libre" del proyecto

11.- Costos y recursos. Valoraciones económicas

Objetivo

Veremos en esta unidad, cómo las tasas de costo pueden ser variables en virtud del periodo de tiempo en el que el recurso sea utilizado (un recurso puede cambiar su precio con el tiempo), o bien como la tasa (el precio en definitiva) puede variar en función de la tarea que desarrolle un recurso. Estos aspectos son verdaderamente interesantes. Los costos constituyen, como ya sabemos, uno de los lados del triángulo del proyecto y por lo tanto suele representar un factor fundamental en el alcance del proyecto.
Introducidos los datos de costos en el archivo de proyecto, se podrá realizar un estudio presupuestario detallado tanto antes como después de comenzado el seguimiento del trabajo.

Contenido

  1. Costos y recursos. Valoraciones económicas
    1. Objetivos de la unidad
    2. Introducción a costos
    3. Introducción de costos de recursos
    4.  Introducción de un costo fijo asociado a una tarea
    5. Estudio y reflexiones
    6. Tasas variables aplicadas a los recursos
    7. Costos. Imprimir flujos de caja
    8. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio: Introducción de costos

12.- Seguimiento de un proyecto. La línea base

Objetivo

En esta unidad vamos a aprender a grabar líneas de base en un proyecto. Estas son acciones fundamentales para poder llevar un seguimiento cercano y observar las posibles desviaciones de lo programado frente a la evolución real del mismo. Aprenderemos a ubicarnos en las vistas y tablas que nos permiten tanto ver, como introducir los datos reales del proyecto asociados a trabajo, tiempos y costos (básicamente los tres lados del triángulo del proyecto). También estudiaremos cómo acceder a los paneles (cuadros de diálogo) que nos permiten actualizar los datos de la evolución real del proyecto.

Contenido

  1. Seguimiento de un proyecto. La línea base
    1. Objetivos de la unidad
    2. Conceptos preliminares. La línea base
    3. Seguimiento del proyecto según lo planificado
    4. Introducción del progreso real
    5. Introducción de un porcentaje real de tarea completada
    6. Introducción de fecha real de inicio y final para una tarea
    7. Introducción de duraciones reales y restantes para una tarea
    8. Gantt de seguimiento
    9. Introducción del trabajo real y restante
    10. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio. Administrar un seguimiento

13.- Seguimiento de un proyecto. Análisis de desviaciones

Objetivo

Continuamos recorriendo las herramientas de que disponemos en MS Project 2013 para poder seguir de cerca el progreso de nuestro proyecto comparando datos reales que se introducen por parte del administrador del proyecto y los datos que inicialmente se habían planificado. Aprenderemos a hacer un seguimiento de costos, así como acceder a las diferentes vistas y paneles y diagramas que nos permiten estudiar el proyecto estableciendo comparaciones.

Contenido

  1. Seguimiento de un proyecto. Análisis de desviaciones
    1. Objetivos de la unidad
    2. Introducción de costos reales y costos restantes
    3. Actualización del resto del proyecto
    4. Almacenamiento de un plan provisional
    5. Definición de nuevas vistas
    6. Comparación de líneas base frente a datos reales
    7. Filtros
    8. Estadísticas
    9. Líneas de progreso
    10. Cierre del proyecto
    11. Resumen de la unidad
  2. Ejercicios
    1. Ejercicio. Seguimiento

14.- Opciones adicionales. Informes. Personalización

Objetivo

Una de las posibilidades más importante de MS Project es la de poder realizar un seguimiento de los proyectos, sin embargo la posibilidad de compartir esta actividad con otros usuarios es de suma importancia cuando existen numerosos participantes que deben ser informados de cómo transcurre el proyecto, por ejemplo en cuanto a diagramas, recursos, tareas, asignaciones... Veamos en esta unidad estas posibilidades que abren la vía para que otros colaboradores participen de la información que MS Project genera relativa a un proyecto. Aprenderemos a diseñar vistas para informes de estado del proyecto, en las que aparecen campos personalizados que obedecen a un formato y contenido, resultado de aplicar fórmulas. También aprenderemos a crear imágenes con las vistas del programa y conoceremos también, cómo se confecciona una página web con la información más importante de un proyecto.

Contenido

  1. Opciones adicionales. Informes y personalización
    1. Objetivos de la unidad
    2. Herramientas avanzadas
    3. Informes visuales
    4. Informes de Project
    5. Informes de estado del proyecto
    6. Creación de un archivo .GIF
    7. Resumen de la unidad
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